MENU GESTION DES DOSSIERS

Layout

Dans Time System vous avez la possibilité de réaliser et personnaliser la mise en page de vos factures et notes de crédit. Le menu « Layout » vous permet de créer et modifier à votre guise ces documents.

Un layout est un agencement de différents éléments – principalement cadres-texte, cadres-formule, rectangles et lignes – que vous disposez selon vos souhaits afin de créer vos factures et notes de crédit. Il est possible de joindre une image (formats ".bmp" et/ou ".ico"), ce qui permet par exemple d’insérer le logo de votre société. Le choix de la langue du document est automatiquement géré par le logiciel (via la fiche client).

Nouveau

Cette option permet de créer un nouveau  layout. Cliquez sur « Layout » puis sur « Nouveau ». Choisissez ensuite l’orientation de la page puis cliquez sur « Ok ».

Afin de pouvoir modifier l’agencement des éléments, c’est-à-dire déplacer les cadres-textes, les cadres-formules, les lignes et rectangles d’un layout, commencez par désactiver l’option « Verrouillé » dans le layout. Pour ce faire, allez dans Edition → Verrouillé. Le verrouillage est désactivé lorsque vous cliquez sur « verrouillé » et que la marque « V » n’apparaît pas.

Fonctionnalités diverses
Les fonctionnalités présentées sous cette première rubrique permettent d’aborder les principes de base de la création d’un layout.

a. Les fonctions texte et les fonctions formules
La fonction texte permet de placer un cadre-textes sur votre layout. Ce cadre-texte est destiné à contenir des informations invariables. Il peut contenir aussi bien des lettres que des chiffres.
La fonction formule permet de placer un cadre-formule sur votre layout. Ce cadre-formule est destiné à contenir une formule qui permet d’afficher des informations propres à chaque document. En effet, une formule permet soit d’afficher une donnée telle que l’adresse du client, soit de calculer une valeur telle que le montant de la facture.

Afin de choisir le type de caractères que vous désirez, cliquez sur l’icône « Caractères ». Vous avez dès lors le choix de la police de caractères, du style, de la taille du corps et de la couleur du texte.

Il n’est pas possible de changer les paramètres d’un ou plusieurs mot(s) dans un même cadre-texte (police, style, soulignement, etc.). Si vous désirez que ce ou ces mot(s) soi(en)t différent(s), vous devez insérer un autre cadre-texte.

Vous avez également le choix de la couleur du trait, la couleur de fond, l'arrière plan et l'avant plan.

Lorsqu’un cadre-texte ou cadre-formule est disposé sur le layout, vous pouvez utiliser la souris pour le déplacer. Les touches directionnelles permettent un déplacement très léger du cadre. L’utilisation simultanée de [Ctrl] + [touche directionnelle] entraîne un déplacement un peu plus important.

Etirez la hauteur des cadres-formule contenant les fonctions de type <FACTLIBART> de manière à ce qu’ils couvrent l’ensemble de la zone du layout que vous réservez à l’affichage des données.

b. La traduction d'un layout dans une autre langue
Lorsque votre layout est achevé dans la langue de base, sélectionnez une autre langue de votre choix à l’aide du menu défilant figurant en bas à gauche de l’écran. Le layout de base créée dans la première langue apparaît, avec tous les éléments agencés de façon identique. Les cadres-formules sont automatiquement repris. Il ne vous reste qu’à traduire le contenu des cadres-textes.

Lors du passage d’une langue à une autre, veillez à ce qu’aucun cadre-texte ne soit sélectionné car le programme copie automatiquement son contenu sur la page à laquelle vous accédez.

C. Le multipage

Lorsque le nombre d’articles à reprendre sur un bon commercial est tel que ce dernier se compose de plusieurs pages, vous devez utiliser les commandes multipage. Il en existe cinq :

Lorsque votre layout de base est achevé, vous y ajoutez les commandes multipage afin de permettre l’impression du bon sur plusieurs pages. Les commandes multipage se placent dans des cadres-formule.

En multipage, la hauteur des cadres-formule contenant les fonctions de type <FACTLIBART> doivent être égale à une ligne. Cette hauteur détermine l’intervalle entre deux lignes. Insérez les commandes dans la partie gauche du layout. La largeur du cadre-formule n'a aucune importance. Par contre la hauteur est essentielle. En effet, cette dernière détermine les zones du layout réservées à l’en-tête, aux articles, au bas de page, etc.

Dans le cas où votre layout se compose de plusieurs feuilles, les commandes multipage se placent uniquement sur la première page.

d. Les options

Ouvrir
Cette option permet d’ouvrir un layout existant. Choisissez le type de layout que vous souhaitez ouvrir. Afin d’ouvrir le layout, vous avez le choix entre un double-clic sur le layout ou une simple sélection de la ligne puis un clic sur le bouton « Ouvrir ».

Fermer
Cette option permet de fermer le layout affiché à l’écran. Veillez à toujours enregistrer vos modifications avant de fermer le layout.

Enregistrer
Cette option vous permet de sauvegarder les modifications apportées au layout affiché. Le raccourci clavier est [Ctrl] + [S].

Les modifications ne sont pas prises en compte si le cadre-texte ou cadre-formule est toujours sélectionné au moment de la sauvegarde. Par conséquent, veillez toujours à ce qu’aucun élément ne soit sélectionné lorsque vous sauvegardez vos modifications.

Lorsque vous fermez un layout en cliquant sur le bouton « X », le programme demande de sauvegarder les modifications uniquement dans le cas où elles portent sur des déplacements de cadres-texte, cadres-formule, lignes et cadres. Par contre, si les modifications ne portent que sur le contenu des cadres-texte et cadres-formule et que vous fermez le layout via le bouton « X », l’Accounting System quitte le layout sans sauvegarder ces modifications et sans demander si vous souhaitez les sauvegarder. Par conséquent, évitez de fermer un layout via le bouton « X » et prenez l’habitude de sauvegarder régulièrement un layout en cours d’élaboration.

Enregistrer sous
Les layouts de factures et notes de crédits s’enregistrent sous le Type de layout « Client – Facture » et sont automatiquement proposés dans la liste adéquate au niveau des onglets « Impression ».
Introduisez un numéro libre et nommez votre layout. La sauvegarde s’effectue sur base du numéro et non du nom. Cela signifie que si par exemple vous avez plusieurs layout pour vos factures, vous devez leur attribuer des numéros différents. Si vous souhaitez remplacer un ancien layout de facture par un nouveau, vous attribuez à votre nouveau layout le même numéro que l’ancien. Le programme signale alors qu’il existe déjà un layout portant ce numéro et demande si vous voulez continuer. Idem pour les notes de crédit.

Les sauvegardes ultérieures s’effectuent simplement par Layout - Enregistrer.

Supprimer
Cette option permet de supprimer un layout. Choisissez le type de layout puis sélectionnez dans la liste le layout à supprimer puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Imprimer la page
Cette option permet de visualiser ou imprimer la page affichée à l’écran. Vous obtenez les cadres-textes ainsi que les lignes et les rectangles. Ni les formules ni les structures d’affichage des cadres-formules ne sont affichées.

Même s’il s’agit d’un layout de plusieurs pages, cette option n’imprime que la page affichée.

Imprimer les formules
Cette option permet de visualiser ou imprimer les formules de la page affichée à l’écran. Les cadres-formules s’affichent en plus des cadres-textes, des lignes et des rectangles.

Même s’il s’agit d’un layout de plusieurs pages, cette option n’imprime que les formules de la page affichée.

Imprimer toutes les pages
Cette option permet de visualiser ou imprimer toutes les pages composant le layout.

Exporter
L’exportation d’un layout permet de le sauvegarder à l’extérieur du Time System comme par exemple sur un autre disque ou sur une disquette. Cette option est la première partie de la manipulation à accomplir afin d’exporter un layout du dossier d’une société A vers le dossier d’une société B. L’exportation s’effectue en étant dans le dossier de la société A. Ouvrez le layout à exporter par Layout - Ouvrir. Activez Layout - Exporter. Choisissez le répertoire dans lequel vous souhaitez sauvegarder le layout, nommez le fichier, par exemple « Formulaire », et cliquez sur « Enregistrer ». Vous obtenez un fichier FORMULAIRE.LAY. Ce fichier LAY renferme votre layout et peut être sauvegardé à l’endroit de votre choix.

Importer
L’importation d’un layout permet de charger dans un dossier un layout sauvegardé sous forme de fichier LAY à l’extérieur du Time System, comme par exemple sur un autre disque ou sur une disquette. Cette option est la seconde partie de la manipulation à accomplir afin d’importer un layout du dossier d’une société A vers le dossier d’une société B.

Dans le dossier dans lequel vous souhaitez charger un layout, activez Layout - Importer.

Sélectionnez le fichier d’extension LAY dans le répertoire dans lequel vous l’avez préalablement sauvegardé et cliquez sur « Ouvrir ». Pour terminer, sauvegardez le layout via Layout - Enregistrer Sous.

Quitter
Cette option permet de quitter le sous-menu Layout et retourner au menu principal du Time System.

Formules utilisées dans les layouts