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Factures

a) Période
b) Référence
c) Libellé

d) Numéro

e) Date de commande

f) Date de la facture

g) Echéance

h) Commentaire

i) Condition
s
j) Devise
k) Cours

l) Communication

m) Grille d'articles

Code article

Libellé, prix unitaire, ristourne, TVA

Quantité

Montant

TVA

Enregistrement de la pièce



L’option « Factures » vous permet de créer les factures au sein de K-Account.

Le nombre et le nom des sous-options dépendent directement des journaux de type « Factures » existant dans votre dossier.

En effet, chaque journal de type « Factures » créé au niveau de Système → Maintenance → Journaux, se retrouve automatiquement en Saisie → Factures.


Voici la description des champs que vous retrouvez sur un écran de saisie en Gestion commerciale - Factures :

a) Période

Il s’agit du mois dans lequel la facture est enregistré. Lorsque vous accédez à une fenêtre de saisie, le programme se positionne automatiquement dans le champ période et propose par défaut la dernière période ouverte. Vous validez la période via [Enter].

Lorsque la première facture est encodé dans une nouvelle période, il n’est plus possible d’en rajouter dans la période précédente.

Toutes les périodes sont accessibles en consultation. Dans les périodes précédant celle en cours vous pouvez modifier des factures mais il n’est plus possible d’en ajouter. Souvenez-vous que vous n’avez jamais la possibilité de supprimer une facture. Si une facture a été émise érronément, celle-ci doit être annulée par une note de crédit sur facture. En outre, toute modification est interdite pour une période donnée lorsque la fonction blocage est activée pour le journal considéré.

b) Référence

Ce champ permet de sélectionner la contrepartie – client – concernée.

Si vous tapez [Enter] alors que le champ est vide, le programme affiche la liste complète des comptes clients. Si vous tapez « A » [Enter], le programme affiche la liste des comptes dont la référence commence par « A ». Si vous tapez « AS » [Enter], le programme affiche la liste des comptes dont la référence commence par « AS » et ainsi de suite. Dans la liste obtenue, il est possible de se déplacer avec la souris ou les flèches du clavier afin de procéder à la sélection. Si les caractères encodés déterminent le compte de façon univoque, ce dernier est directement sélectionné.

Lorsque la référence est validée, le programme affiche le libellé, génère automatiquement le numéro de la facture et se positionne dans le champ liaison. Si aucun compte ne correspond aux caractères encodés, le programme propose la création d’une nouvelle fiche client.

En cas de doute sur la référence du compte, « * » [Enter] permet une recherche sur d’autres critères: libellé, code postal, localité, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, montant des opérations précédentes ou solde du compte.

c) Libellé

Vous n’encodez aucune information dans ce champ. En effet, sur base de la référence, K-Account récupère l’information sur la fiche client. C’est pourquoi cette information apparaît en grisé. Toute modification concernant le nom s’effectue sur la fiche du client.

d) Numéro

Le numéro d’une facture est automatiquement généré par le logiciel. Vous n’encodez donc aucune information dans ce champ. Le formatage du numéro s’effectue au niveau de la création du dossier.

e) Date de commande

Aucune date n’est proposée par défaut. Sur les factures clients, si vous validez ce champ alors qu’il est vide, le programme prend la date du jour.

Il est possible de saisir manuellement une date en respectant le mécanisme en vigueur, c’est-à-dire : « JJ » [Enter], « JJMM » [Enter] ou « JJMMAA » [Enter] selon que la date appartient à la période en cours, à l'exercice en cours ou à un autre exercice.

Sur les factures, la date de commande doit respecter la chronologie des événements : elle ne peut être antérieure à celle de l’offre ni postérieure à celle de la facture.

f) Date de la facture

Il s’agit de la date de la pièce comptable. Par défaut, K-Account propose la date de la dernière facture enregistrée. Les principes d’encodage d'une date restent inchangés. Vous encodez « JJ » [Enter], « JJMM » [Enter] ou « JJMMAA » [Enter] selon que la date appartient à la période en cours, à l'exercice en cours ou à un autre exercice.

g) Echéance

Il s'agit de la date d'échéance la pièce comptable. En ce qui concerne la facture, le logiciel propose par défaut la date d'échéance calculée sur base du délai de paiement accordé au client tel que fixé sur la fiche de ce dernier.

En cas de modification de la date d'échéance, vous encodez « JJ » [Enter], « JJMM » [Enter] ou « JJMMAA » [Enter] selon que la date appartient à la période en cours, à l'exercice en cours ou à un autre exercice.

Vous disposez d’une autre méthode de modification de la date. Les fonctions « +15 » [Enter] et « +90 » [Enter] signifient respectivement « paiement à 15 jours » et « paiement à 90 jours ». Les fonctions « +30F » [Enter] et «+ 60F » [Enter] signifient respectivement « paiement à 30 jours fin de mois » et « paiement à 60 jours fin de mois ». La date d’échéance est calculée par rapport à la date de facture.

h) Commentaire

Le commentaire est libre. Vous disposez de plus de 100 caractères pour saisir un commentaire quelconque.

Tapez « / » [Enter] pour répéter le commentaire du bon précédent.

Ce commentaire apparaît dans le grand-livre client.

i) Conditions

K-Account y affiche à titre indicatif le délai de paiement dont dispose le client. L'information provient de la fiche client.

j) Devise

Il s'agit de la devise de la transaction. K-Account propose non pas la devise figurant sur la fiche client mais la devise du journal qui est toujours la devise de base du dossier. Vous pouvez modifier la devise proposée en utilisant la souris ou des flèches du clavier.

k) Cours

Le cours de change s’affiche automatiquement. Il est en grisé ce qui signifie qu’il n’est pas modifiable en saisie. Il provient de la table des devises. Le programme affiche le dernier cours connu antérieur ou égal à la date de saisie.

Lorsque la devise de la transaction est celle de la première devise de base du dossier, le cours est égal à 1. Lorsque la devise de la transaction est autre que celle de la première devise de base du dossier alors le cours est différent de la valeur 1.

l) Communication

Vous disposez d’un maximum de vingt positions pour saisir une communication qui identifie le paiement de façon univoque. Vos clients le mentionnent lors du paiement. Pour rappel, vous pouvez opter pour une communication structurée, une communication non structurée ou une communication libre.

m) Grille d'articles

Dans la partie inférieure de la fenêtre de saisie, la grille d’articles se présente sous la forme d’un tableau dans lequel chaque ligne correspond à un article. Les titres de colonnes sont : code article, libellé, prix unitaire, quantité ristourne, montant, TVA, stock.

Code article
Cette cellule permet de sélectionner les articles à reprendre sur la facture. Le principe de sélection d’un code article s'apparente à celui d’un code client.

Si vous tapez « / » alors que le champ est vide, le programme affiche la liste complète des articles. Si vous tapez « A » [Enter], le programme affiche la liste des articles dont le code commence par « A ». Si vous tapez « AS » [Enter], le programme affiche la liste des articles dont le code commence par « AS » et ainsi de suite. Dans la liste obtenue, il est possible de se déplacer avec la souris ou les flèches du clavier afin de procéder à la sélection. Si les caractères encodés déterminent l'article de façon univoque, ce dernier est directement sélectionné.

En cas de doute sur le code article, « * » [Enter] dans le champ "Code article" permet une recherche sur d’autres critères : référence (article), libellé, référence fournisseur ou code article fournisseur.
Par exemple : choix avec le critère de recherche "Libellé"
- Vous tapez un mot repris dans le libellé de l'article dans la zone "Cible", après avoir cliqué sur la touche "Recherche" une liste s'ouvre avec tous les libellés d'articles commencant par ce mot;
- Vous tapez « * » suivit du mot, après avoir cliqué sur la touche "Recherche" une liste s'ouvre avec tous les libellés d'articles reprenant ce mot.

Si vous souhaitez insérer dans la facture un commentaire quelconque indépendamment d’un article, faite appel à la fonction « texte libre » en tapant le code article « TXT ». Dans la cellule « libellé », vous introduisez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur votre document. Ce code article sert uniquement à introduire un texte libre, les autres cellules de cette ligne article restent par conséquent vierges.

Libellé, prix unitaire, ristourne, TVA
Après avoir effectué le choix d’un article, le programme affiche les données enregistrées sur la fiche article correspondante : libellé, prix unitaire, ristourne éventuelle, et code TVA. Toutes ces propositions sont modifiables lors de la saisie.

Pour modifier les données dans le champ « Libellé », notez que vous pouvez agrandir la cellule ce qui améliore la lisibilité. Pour ce faire, utilisez les touches [Ctrl] + [Enter]. Lorsque vous opérez les modifications dans cette cellule, gardez à l’esprit le fait que vous disposez d’un certain nombre de positions sur votre layout et qu’il vous incombe d’assurer le retour à la ligne manuellement via [Enter]. Pour refermer la cellule, utilisez à nouveau la combinaison de touches [Ctrl] + [Enter].

Quantité
La seule donnée complémentaire obligatoire est la quantité. Cette donnée peut éventuellement comprendre des décimales. Par exemple, vous facturez 1 heure ¾ de prestation ou 2.5 Kilos de clous.

Les valeurs négatives sont acceptées, ce qui est pratique en cas de reprise de marchandise. Cependant, si le total de la facture est négatif, il est plus indiqué de saisir une note de crédit.

Montant
Il s’agit du prix global net. K-Account le calcule sur base de la quantité, du prix unitaire brut et de la ristourne accordée.

TVA
Le code TVA proposé est fonction des données TVA provenant de la fiche article ainsi que du pays renseigné sur la fiche client. L’Accounting System propose d’autres codes TVA dans le menu défilant. Par exemple, en fonction de l’adresse de votre contrepartie les codes proposés sont nationaux, intracommunautaires ou extracommunautaires.

Dans certains cas, vous devez effectuer un choix car plusieurs codes sont proposés. Ce choix est important car votre déclaration TVA est réalisée automatiquement sur base de ces codes TVA.

Enregistrement de la pièce
La touche [Page down] ou le bouton « Disquette », enregistrent la pièce et passent à la suivante après avoir réalisé certains contrôles. Le logiciel vérifie notamment l’équilibre des écritures ainsi que la ventilation TVA. L’enregistrement du bon génère automatiquement les écritures comptables afférentes. Vous pouvez consulter ces dernières via Fiches → Ecritures comptables.

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