Vous accédez au menu « Gestion des alertes » via Gestion des dossiers → Par dossier → Gestion des alertes.

A l'outerture de l'écran, vous choisissez la société pour laquelle vous désirez gérer les alertes.

Le menu « Gestion des alertes » se compose de 6 onglets : Paramètres régionaux, Types de journaux, Journaux spécifiques, Travaux, Commerciales et Alertes spéciales.

1. Paramètres régionaux
Les alertes s'affichent au démarrage du dossier. Pour se faire, vous devez cocher la case adéquate. Vous avez également la possibilité d'envoyer automatiquement la liste des alertes par mail. Si vous faites ce choix, vous devez compléter l'adresse mail du destinataire, l'adresse mail en cc (facultatif) et choisir la langue dans laquelle vous désirez faire parvenir la liste des alertes. Vous avez naturellement toujours le choix de désactiver ces fonctions.

P.S. : Il est possible que votre Firewall bloque les envois de mails.

2. Types de journaux
Il s'agit d'alertes sur les types de journaux qui sont : Ventes, Achats, Financiers, Opérations diverses, Journaux automatiques et commerciaux.

Vous avez la possibilité de choisir la périodicité des alertes et le délai par dossier et par journal. Après avoir validé votre choix, vous revenez dans la liste avec les touches « Ctrl + Enter ». Vous utilisez ces mêmes touches pour descendre dans la liste. Vous remonter avec les touches « Ctrl + Shirft + Enter ».

2 types d'alertes
- L'alerte « Orange » se déclenche si le journal est « jaune » ou « gris », ce qui signifie que le journal n'est pas en ordre et est donc à vérifier.
- L'alerte « Verte » se déclenche si le journal n'est ni en vert ni en rouge, ce qui signifie, que pour ce journal, le travail n'est pas contrôlé et/ou validé.

3. Journaux spécifiques
Il s'agit de vérifier des journaux bien précis (exemple : journal CAC - Banque Dexia) qui ne sont pas repris, par défaut, dans la liste du menu « Types de journaux ».

Vous avez la possibilité de choisir la périodicité des alertes ainsi que les dates de délais par journal. Après avoir validé votre choix, vous revenez dans la liste avec les touches « Ctrl + Enter ». Vous utilisez ces mêmes touches pour descendre dans la liste et remonter avec les touches « Ctrl + Shirft + Enter ».

4. Travaux
On se base ici sur le menu « Etat d'avancement des travaux ». L'activation de ces alertes se base sur les dates programmées dans le gestionnaire des travaux. Pour les travaux qui n'ont pas de dates, tel que la déclaration TVA, on se base sur le dernier jour de la période.

Vous avez le choix d'activer les alertes « x » jours après la période et « x » jours avant la date. L'alerte s'active si la case est toujours en orange après la période et avant la date programmée.

Après avoir validé votre choix, vous revenez dans la liste avec les touches « Ctrl + Enter ». Vous utilisez ces mêmes touches pour descendre dans la liste et remonter avec les touches « Ctrl + Shirft + Enter ».

5. Commerciales
Il s'agit des alertes sur les rappels, paiements et sur les bons de livraison non récupérés en factures.

Ces délais sont réglés sur le nombre de jours.

Après avoir validé votre choix, vous revenez dans la liste avec les touches « Ctrl + Enter ». Vous utilisez ces mêmes touches pour descendre dans la liste et remonter avec les touches « Ctrl + Shirft + Enter ».

6. Alertes spéciales
Ce réglage d'alertes vous sert de « pense-bête ». Ces alertes génèrent des évènements qui ne découlent pas d'informations provenant du dossier (exemple : demande de renseignement fiscale...).

Vous avez la possibilité d'introduire une date d'échéance et une date d'alerte. Une fois l'évènement réalisé, vous le validez en sélectionnant la ligne et en appuyant la touche [F2].

Après avoir validé votre choix, vous revenez dans la liste avec les touches « Ctrl + Enter ». Vous utilisez ces mêmes touches pour descendre dans la liste et remonter avec les touches « Ctrl + Shirft + Enter ».

La liste des alertes apparaît à chaque ouverture du dossier dans nos logiciels comptables.

Vous avez la possibilité d'imprimer la liste en cliquant sur l'icône « Prévisualiser [F9] ».

Vous retournez ensuite dans le menu « Etat d'avancement des travaux » afin de procéder à la vérification des dossiers et journaux sur base de votre liste d'alertes.

Lorsqu'un journal est vérifié et validé (zone « rouge »), l'alerte disparaît de la liste lors de la prochaine ouverture du dossier.