Cette option permet de codifier vos comptes client, fournisseur et tiers. Il existe une liste de termes qui ne sont jamais repris dans les références. Par exemple, le terme « Monsieur » figure sur cette liste des mots à exclure. De ce fait, à la création d’un nouveau fournisseur « Monsieur Michel Dujardin », la référence se génère sur base d’une combinaison de « Michel Dujardin » uniquement.

D’autres termes sont automatiquement remplacés par une abréviation. Par exemple, le terme « Docteur » est remplacé par l’abréviation correspondante « DR ». Ainsi, lors de la création d’un nouveau client « Docteur Michel Dujardin », la référence se génère sur la base d’une combinaison de « DR » correspondant à « Docteur » et de « Michel Dujardin ».

Vous pouvez consulter la liste des mots exclus et mots remplacés par une abréviation.

Un onglet renvoie aux mots exclus et l’autre aux abréviations.
Il existe trois manières de modifier la codification automatique :

1. effacer des mots de la liste,
2. ajouter de nouveaux mots à la liste,
3. modifier les abréviations des mots.

Cliquez sur l’icône « Nouveau [Insert] » pour rajouter un nouveau mot à la liste.

Dans les listes  « Mots à exclure » et « Correspondances », vous ne pouvez saisir qu’un mot dans le champ « Libellé ». Par conséquent, si vous souhaitez créer une règle d’exclusion ou de remplacement sur un groupe de mots, vous devez enregistrer chaque mot séparément.

Veillez à ne pas utiliser de caractères accentués. Pensez aussi à ne pas enregistrer le même mot sur les deux listes.

Pour utiliser la fonction de codification automatique, il suffit, lors de la création d’un nouveau compte, de valider le champ « Référence » vide. Dans le champ « Libellé », vous saisissez le nom du client, fournisseur ou tiers. A la validation de ce champ, le programme génère automatiquement la référence.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas recourir à la codification automatique, il vous suffit au niveau de la fiche – client, fournisseur ou tiers – de saisir votre référence avant de saisir le libellé.