Vous accédez au menu « Check du dossier » via Etat du dossier → Check du dossier.
Ce menu se compose de 6 sous-menus : Utilisateurs, Compte d'imputation, Comptes créés ou modifiés, Codes TVA, Dates de pièces et Journaux utilisés.

A l'ouverture de l'écran, la zone « Date de début » vous propose la date du dernier check du dossier et cette zone est toujours modifiable. La zone « Date de fin » vous propose par défaut la date du jour.

1. Utilisateurs
Vous avez le choix de sélectionner un ou plusieurs utilisateur(s) ou de sélectionner tous les utilisateurs en une seule fois en cliquant sur « Tout sélectionner ».

Il est indispensable de sélectionner un ou plusieurs utilisateur(s) afin de pouvoir effectuer le check du dossier.

2. Comptes d'imputation
Les zones « De » et « à », vous permettent de choisir l'intervalle des comptes que vous voulez vérifier.

Vous pouvez choisir soit toutes les opérations, soit les opérations inférieures à, soit les opérations supérieures à un certain montant.

Pour enregistrer ces données vous cliquez sur « Ajouter ». Vous avez toujours la possibilité d'effacer un intervalle de comptes de la liste en sélectionnant la ligne et en cliquant sur la touche « Supprimer ».

3. Comptes créés ou modifiés
Vous avez 4 choix de vérifications. Pour cela vous devez cocher les cases adéquates :

- Clients créés/modifiés dans l'intervalle des dates
- Fournisseurs créés/modifiés dans l'intervalle des dates
- Tiers créés/modifiés dans l'intervalle des dates
- Généraux créés/modifiés dans l'intervalle des dates

 

4. Codes TVA
La première colonne reprend tous les codes TVA en achats et en ventes.

Pour les codes TVA que vous désirez contrôler, vous sélectionnez le code dans la colonne de gauche et le faites passer dans la colonne de droite, soit par un double-clic sur la ligne, soit par une sélection de la ligne et un clic sur la touche « double flèche ».

5. Dates de pièces
Vous avez 3 possibilités de comparaison de pièces :

- soit - Pièces dont la date n'est pas dans la période
- soit - Pièces dont la date est antérieure (en jours)
- soit - Pièces dont la date est supérieure (en jours).

Vous pouvez, pour ces 3 propositions, exclure les journaux automatiques et/ou commerciaux.

6. Journaux utilisés
Pour les journaux que vous désirez contrôler, vous sélectionnez le journal dans la colonne de gauche et le faites passer dans la colonne de droite, soit par un double-clic sur la ligne, soit par une sélection de la ligne et un clic sur la touche « double flèche ».

Résultat
Vous obtenez le check du dossier en cliquant sur l'icône « Calculer [F2] ».

L'écran « Résultat du check du dossier » apparaît. Le résultat du contrôle s'indique par sous-menu. Afin de vérifier la sasie, vous sélectionnez la ligne concernée et l'écran de saisie de la pièce apparaît.

Vous avez, dès lors, la possibilité de consulter/modifier la pièce le cas échéant.

Vous avez, également, la possibilité d'imprimer le check du dossier en cliquant sur l'icône « Prévisualiser [F9] ».

L'écran « Prévisualisation » apparaît. Tous les choix sont cochés par défaut. Vous avez le choix de décocher un sous-menu dont vous ne souhaitez pas l'impression.

Vous cliquez ensuite sur "Prévisualisation » afin de faire apparaître le résultat à l'écran.

Lorsque vous quittez l'écran de résultat, le programme vous propose de valider vos modifications/contrôles en cochant la case en regard du journal concerné (une lettre « v » apparaît en vert).

Lors de la validation de ce(s) choix, un écran s'ouvre et vous demande d'introduire votre mot de passe.

Les journaux validés apparaîtront désormais en « vert » dans l'écran « Etat d'avancement des écritures ».