La fiche d’un compte fournisseur se présente de la même manière que celle d’un compte fournisseur. On y accède par Fiches → Comptes fournisseurs ou par le raccourci clavier [Ctrl] + [F3]. Elle se compose de quatre cadrans : « Fournisseur », « Informations de base », « Informations analytiques » et « Options ».

1. Informations générales
Le cadran « Fournisseur » permet d’introduire les coordonnées complètes – référence, adresse, numéro de TVA, etc. – du fournisseur. L'icône "VIES" , permet de vérifier la validité du numéro de TVA.
L'icône "BCE" , permet de rechercher un numéro d'entreprise. Dans le cadran « Informations de base », vous mentionnez le ou les comptes d’imputation qui sont repris automatiquement lors de la saisie des achats.

Vous avez également le choix d'établir une fiche 281.50 et d'indiquer la profession. L'impression des fiches 281.50 se fait via le menu Impressions Comptables → Fiches 281.50.

Les données analytiques sont quant à elles mentionnées dans le cadran « Informations analytiques ». Le bouton « Gestion commerciale », donne accès à différents onglets vous permettant une gestion plus poussée.

Voici une description des principaux champs :

a) Centralisateur

Chaque fournisseur doit être attaché à un compte centralisateur. Ce champ ne peut donc pas être vierge. Le compte centralisateur fournisseur regroupe l’ensemble des comptes fournisseur. Il s’agit du compte 440000 dans la législation comptable belge.

b) Référence

Il s’agit du code du fournisseur. Cette donnée apparaît en grisé dès l’enregistrement de la première pièce le concernant et il n’est alors plus possible de la modifier. Par contre vous pouvez toujours modifier la référence pour un fournisseur pour lequel aucune pièce n’est enregistrée.

Lors de la création d’un nouveau fournisseur, vous pouvez utiliser la fonction de codification automatique du libellé. Il suffit de valider le champ vierge. Ensuite, à la validation du nom du fournisseur dans le champ « Libellé », le programme génère automatiquement la référence. Dans le cas où vous ne souhaitez pas recourir à la codification automatique du libellé, saisissez la référence avant de saisir le libellé.

c) Libellé

Il s’agit du nom complet du fournisseur. Cette donnée peut être toujours être modifiée. Vous pouvez donc toujours actualiser la fiche en cas de changement de dénomination du fournisseur.

Lors de la création d’un nouveau fournisseur, vous pouvez utiliser la fonction de codification automatique du libellé. Pour ce faire, prenez soin de laisser le champ « Référence » vierge avant de le valider. A la validation du nom du fournisseur dans le champ « Libellé », le programme génère automatiquement la référence. Dans le cas où vous ne souhaitez pas recourir à la codification automatique du libellé, saisissez la référence avant de saisir le libellé. Consultez la rubrique 1.16 pour de plus amples informations sur la codification automatique.

d) Pays

Cette donnée est très importante car elle conditionne les propositions de codes TVA en saisie.

e) Langue

Cette donnée détermine la langue dans laquelle les pièces commerciales sont imprimées.

f) Barre d'outils du compte fournisseur

Les icônes « Précédent [Ctrl -] » et « Suivant [Ctrl +] » permettent respectivement d'accéder aux comptes précédents et suivants pour consultation et modification éventuelle.

L' icône « Nouveau [Insert] » permet la création d'un nouveau compte fournisseur.

L' icône « Enregistrer [Page Down] » permet d'enregistrer le compte fournisseur.

L' icône « Effacer [Ctrl Delete] » permet de supprimer le compte affiché ou le compte sélectionné dans la liste. Notez que l'Accounting System n'autorise pas la suppression de comptes mouvementés.

L' icône « Prévisualiser [F9] » permet de prévisualiser er/ou d'imprimer soit les données relatives au compte affiché, soit la liste des fournisseurs selon que vous vous trouvez sur un compte fournisseur ou sur la liste des fournisseurs au moment où vous cliquez sur l'icône.

L' icône « Liste [F5] » affiche la liste de tous les comptes fournisseurs. Les fournisseurs sont classés par ordre alphabétique de références.

L' icône « Détail [F6] » permet d'afficher le détail du compte fournisseur sélectionné dans la liste. Vous pouvez également accéder au détail en double-cliquant sur le compte fournisseur sélectionné.

L' icône « Historique [F7] » affiche l'historique des écritures de la période. Les écritures sont classées par journaux. En cliquant sur l'en-tête de colonne 'JL', vous inversez l'ordre de classement par journaux.
En cliquant sur un autre en-tête de colonne, vous classez les écritures suivant la rubrique choisie - pièce, ,date, date d'échéance, montant, etc. - ce qui permet une recherche rapide sur base d'autres critères.
Dans la barre d'outiles de la fenêtre « Historique des écritures », notez la présence de l' icône « Rechercher [Shift F12] » qui permet d'afficher le détail de l'écriture sélectionnée.
Suppression d’un « match » dans l'historique :
- Sélectionner la/les ligne(s) matchée(s) par un clic avec la souris
- Sélectionner la référence dans la zone 'Réf. de match'
- Appuyer sur la touche 'Delete' du clavier puis cliquer sur la touche 'Matcher'.
La/les ligne(s) est/sont ainsi dématchée(s).
Sélection de toutes ou plusieurs lignes  dans l'historique :
- Sélectionner la 1ère ligne dans l'historique, appuyer ensuite sur la touche "ALT" du claiver et sélectionner la dernière ligne.

L' icône « Graphe [Alt F2] » permet de visualiser le compte fournisseur par un graphique.

L' icône « Commentaire [F11] » ouvre une feuille blanche permettant d'encoder d'éventuels commentaires attachés au fournisseur sélectionné.

L' icône « Solde/Chiffre d'affaires [Alt F3] » permet d'afficher le solde et le chiffre d'affaires du compte fournisseur sélectionné. Dans le cadran 'Critères', choisissez la période ou la date pour laquelle vous souhaitez connaître le solde ou le chiffre d'affaires. Cliquez ensuite sur 'SLD' pour obtenir le solde ou sur 'CA' pour le chiffre d'affaires.

2. Gestion commerciale

a) Coordonnées

Cet onglet est identique à celui de la fiche fournisseur. Il permet d’introduire les noms de l’acheteur et du responsable chez le fournisseur, ainsi que l’adresse des magasins attachés.

b) Banque

Dans le cadran « Paiements », vous avez la possibilité d’introduire le délai de paiement – en jours – ainsi que le type. Ce dernier offre deux options : date facture ou fin de mois. Le cadran « Banque » permet d’introduire les coordonnées bancaires de votre fournisseur afin de faciliter la procédure de paiement. Lorsque le numéro de compte est incorrect, le logiciel le signale au moment où vous validez le champ en poussant sur [Enter].

c) Impressions

Cet onglet permet de sélectionner le modèle de bon de commande à imprimer pour le fournisseur attaché. Vous pouvez également fixer le nombre de copies souhaité.

Pour rappel, le modèle sélectionné au niveau de la fiche fournisseur déroge à la règle générale spécifiée au niveau des journaux. Si « Aucun » figure au niveau de la fiche fournisseur, le layout imprimé est celui déterminé au niveau du journal.

d) Divers

Cet onglet permet d’introduire des données supplémentaires. Vous pouvez personnaliser les noms des champs – Zone 1, Zone 2, etc. – via le menu System → Paramètres des fiches.