La fiche « Clients » se compose de quatre cadrans : « Client », « Informations de base », « Informations analytiques » et « Options ».

1. Les informations générales
Le cadran « Client » permet d’introduire les coordonnées complètes – référence, adresse, numéro de TVA, etc. – du client. L'icône "VIES" , permet de vérifier la validité du numéro de TVA.
L'icône "BCE" , permet de rechercher un numéro d'entreprise. Dans le cadran « Informations de base », vous mentionnez le ou les comptes d’imputation qui sont repris automatiquement lors de la saisie des ventes. Les données analytiques sont quant à elles mentionnées dans le cadran « Informations analytiques ». Dans le coin inférieur gauche, le bouton « Gestion commerciale » donne accès à différents onglets vous permettant une gestion plus poussée.

Voici une description des principaux champs :

a) Centralisateur

Chaque client doit être attaché à un compte centralisateur. Ce champ ne peut donc pas être vierge. Le compte centralisateur client regroupe l’ensemble des comptes client. Il s’agit du compte 400000 dans la législation comptable belge.

b) Référence

Il s’agit du code du client. Cette donnée apparaît en grisé dès l’enregistrement de la première pièce le concernant et il n’est alors plus possible de la modifier. Par contre vous pouvez toujours modifier la référence pour un client pour lequel aucune pièce n’est enregistrée.

Lors de la création d’un nouveau client, vous pouvez utiliser la fonction de codification automatique du libellé. Pour ce faire, prenez soin de laisser le champ « Référence » vierge avant de le valider. A la validation du nom du client dans le champ « Libellé », le programme génère automatiquement la référence. Dans le cas où vous ne souhaitez pas recourir à la codification automatique du libellé, vous saisissez la référence de avant de saisir le libellé.

c) Libellé

Il s’agit du nom complet du client. Cette donnée peut être toujours être modifiée. Vous pouvez donc toujours actualiser la fiche en cas de changement de dénomination du client.
Lors de la création d’un nouveau client, vous pouvez utiliser la fonction de codification automatique du libellé. Pour ce faire vous prenez soin de laisser le champ « Référence » vierge. A la validation du nom du client dans le champ « Libellé », le programme génère automatiquement la référence.
Dans le cas où vous ne souhaitez pas recourir à la codification automatique du libellé, saisissez la référence avant de saisir le libellé. Consultez la rubrique 1.16pour de plus amples informations sur la codification automatique.

d) Pays

Cette donnée est très importante car elle conditionne les propositions de codes TVA en saisie.

e) Langue

Cette donnée détermine la langue dans laquelle les pièces commerciales sont imprimées.

f) Barre d'outils du compte client

Les icônes « Précédent [Ctrl -] » et « Suivant [Ctrl +] » permettent respectivement d'accéder aux comptes précédents et suivants pour consultation et modification éventuelle.

L' icône « Nouveau [Insert] » permet la création d'un nouveau compte client.

L' icône « Enregistrer [Page Down] » permet d'enregistrer le compte client.

L' icône « Effacer [Ctrl Delete] » permet de supprimer le compte affiché ou le compte sélectionné dans la liste. Notez que l'Accounting System n'autorise pas la suppression de comptes mouvementés.

L' icône « Prévisualiser [F9] » permet de prévisualiser er/ou d'imprimer soit les données relatives au compte affiché, soit la liste des clients selon que vous vous trouvez sur un compte client ou sur la liste des clients au moment où vous cliquez sur l'icône.

L' icône « Liste [F5] » affiche la liste de tous les comptes clients. Les clients sont classés par ordre alphabétique de références.

L' icône « Détail [F6] » permet d'afficher le détail du compte client sélectionné dans la liste. Vous pouvez également accéder au détail en double-cliquant sur le compte client sélectionné.

L' icône « Historique [F7] » affiche l'historique des écritures de la période. Les écritures sont classées par journaux. En cliquant sur l'en-tête de colonne 'JL', vous inversez l'ordre de classement par journaux.
En cliquant sur un autre en-tête de colonne, vous classez les écritures suivant la rubrique choisie - pièce, ,date, date d'échéance, montant, etc. - ce qui permet une recherche rapide sur base d'autres critères.
Dans la barre d'outiles de la fenêtre « Historique des écritures », notez la présence de l' icône « Rechercher [Shift F12] » qui permet d'afficher le détail de l'écriture sélectionnée.
Suppression d’un « match » dans l'historique :
- Sélectionner la/les ligne(s) matchée(s) par un clic avec la souris
- Sélectionner la référence dans la zone 'Réf. de match'
- Appuyer sur la touche 'Delete' du clavier puis cliquer sur la touche 'Matcher'.
La/les ligne(s) est/sont ainsi dématchée(s).
Sélection de toutes ou plusieurs lignes  dans l'historique :
- Sélectionner la 1ère ligne dans l'historique, appuyer ensuite sur la touche "ALT" du claiver et sélectionner la dernière ligne.

L' icône « Graphe [Alt F2] » permet de visualiser le compte client par un graphique.

L' icône « Commentaire [F11] » ouvre une feuille blanche permettant d'encoder d'éventuels commentaires attachés au client sélectionné.

L' icône « Solde/Chiffre d'affaires [Alt F3] » permet d'afficher le solde et le chiffre d'affaires du compte client sélectionné. Dans le cadran 'Critères', choisissez la période ou la date pour laquelle vous souhaitez connaître le solde ou le chiffre d'affaires. Cliquez ensuite sur 'SLD' pour obtenir le solde ou sur 'CA' pour le chiffre d'affaires.

L' icône « Historique rappels [Alt F7] » permet d'afficher la liste des rappels qui ont été émis pour le client sélectionné. Cette liste reprend pour chaque rappel émis la date, le niveau de rappel, les montants échus et non échus ainsi que le montant total.

2. Gestion commerciale

a) Coordonnées

Sur cet onglet, vous avez la possibilité de mentionner le nom et les coordonnées d’un représentant, à l’aide du combo. Vous devez préalablement encoder la liste des représentants en Fiches → Représentants.

Il est également possible d’enregistrer des informations concernant les adresses de livraison des clients. Un clic sur le bouton « i » apparaissant à droite du champ adresse ouvre une fenêtre dans laquelle dix champs permettent d'encoder diverses informations utiles lors de livraison telles que les heures d’ouverture, les nom et numéro de téléphone du réceptionniste, les dimensions de l’ascenseur, etc.

Les titres de ces champs – zone 1, zone 2, etc. – sont également personnalisables via System → Paramètres des fiches. Il suffit d’y sauvegarder les intitulés que vous souhaitez voir apparaître dans les fiches clients.

Dans le cadran « Adresses de livraison attachées », vous encodez les différentes adresses de livraison pour ce même client. Pour ce faire:

1. cliquez sur ajouter,
2. saisissez les coordonnées dans les zones de texte,
3. enregistrez.

b) Facturation/Rappels

Le cadran « Facturation » regroupe les informations relatives à la catégorie de prix à laquelle appartient le client, ainsi que l’escompte et la ristourne éventuellement accordés à celui-ci.

Le cadran « Rappels » regroupe toutes les données nécessaires à la gestion et à l’impression correcte des rappels de paiement. Commencez par introduire le délai de paiement – en jours – ainsi que le type. Ce dernier offre deux options : date facture ou fin de mois.

Vous gérez jusqu’à cinq niveaux de rappels auxquels vous pouvez attribuer différents layouts. Pour chaque rappel, vous mentionnez le délai de déclenchement en nombre de jours. Ce délai se calcule non pas à partir de la date de la facture, mais bien à partir de la date d’échéance.

c) Impressions

Cet onglet permet de sélectionner les modèles à imprimer pour le client en question. Les champs « Offres », « Commandes », « Livraisons », « Factures » et « NC/Factures » permettent de choisir un layout pour chacun de ces types de bon. En ce qui concerne les notes de crédit, notez qu’elles apparaissent dans la liste après les factures.

Vous pouvez également déterminer le nombre de copies souhaitées.

Pour rappel, le layout sélectionné au niveau de la fiche client déroge à la règle générale de choix de layout fixé au niveau des journaux. Par conséquent, si « Aucun » figure au niveau de la fiche client, le layout imprimé est celui déterminé au niveau du journal.

 

 

 

 

 

 

 

d) Divers

Cet onglet contient dix champs vierges dans lesquelles vous pouvez introduire les données les plus diverses concernant le client comme par exemple le nom du comptable, les heures d’ouverture, des remarques, etc.

Le nombre de caractères que peut contenir une zone est illimité. Il est possible de modifier le nom des zones et de supprimer les zones inutilisées via le menu System → Paramètres des fiches.